보고서 잘 쓰는법

보고서 잘쓰는 법

<보고서1>
 대수롭지 않은 고교생의 구매력에다가 그들을 주요 대상으로 삼고 있지 않은 당사에서 상품을 그들의 경품으로 제공하는 것은 별 효과가 없다고 사로됩니다. 차제에 주장하고 싶은 것은 경품 행사에 민감하게 반응하는 장래의 소비자인 고교생을 대상으로 경품을 제공하는 것을 검토하는 것이 장래의 소비자 확보를 위해 중요하다는 것을 주장한다.


<보고서2>
 고교생의 구매력은 현재 크지 않다. 게다가 우리 회사 상품의 주요 대상은 고교생이 아니다. 따라서 현재 상황에서 고교생 경품 행사는 큰 효과가 없는 것으로 분석된다. 하지만 장래의 소비자 확보는 중요하다. 고교생은 미래의 수요층인 데다 경품 행사에 민감하게 반응한다. 지난 2월 말 조사에 따르면 고교생 10명 중 6명은 경품 행사에 참여할 의사가 있었고, 잠재 수요층으로 연결되는 것으로 나타났다. 따라서 장기적으로 고교생 대상 경품 행사는 검토해야 한다는 판단이다.

 당신이 사장이라면, 팀장이라면, 어느 보고서에 손이 가겠는가? 물론 '보고서2'에 손이 간다고? 어쩌면 읽히지 않는 보고서1을 쓴 부하의 뺨에 손이 가고 싶을지도 모른다. "읽히지 않는 보고서는 선반에 쌓인 물건처럼 먼지에 덮이고, 그 작성자도 이에 묻혀 잊혀간다"고 나상억 'e-매니지먼트' 대표 컨설턴트는 충고한다. 보고서-기획서의 달인들로부터 좋은 보고서를 쓰는 법에 대한 충고를 들어본다.


1. 쉽고 짧게 써라
 정운찬 서울대 총장은 신문에 칼럽을 기고하기 전 반드시 부인에게 일독을 부탁한다. "아내가 이해 못하는 글은 독자에게 이해될 수 없고, 칼럼으로서 무의미하다"는 게 정총장의 지론이다. 글을 쓰다 보면 잡념이 쏟아져 혼란스러워지기 일쑤다. 그래서 긴 문장이 나오고, 논리의 모순도 생긴다. 문장은 되도록 짧고 쉽고 며왜하게, 읽는 사람 처지에서 써야 한다. 주어는 되도록 짧게 쓰는 게 좋다. 중첩된 수식어는 읽는 사람에게 호흡을 가쁘게 한다.


2. 문장의 상식을 유념하라
 글을 쓰다 보면 주어와 술어가 어긋나기도 하고, '이다'체와 '입니다'체가 뒤섞이기도 한다. 이러면 그 문장은 낙제다. 또 주어는 되도록 짧게 쓰는 게 좋다. 쓸데없이 어려운 한자나 단어도 피한다. '긴가민가' 자신 없는 내용은 아예 쓰지 마라. 틀린 한자 하나, 잘못된 논리 하나가 보고서 전체의 신뢰를 떨어뜨린다. 똑같은 표현이 자주 나오면 문장이 초라해진다. '장래의 소비자'가 한번 나왔다면' 미래의 수요층'으로 표현을 바꿔 볼 필요가 있다.


3. 압축해보라
 보고서를 쓰면서 "그래서 한마디로 무슨 말인가" 하고 끊임없이 자문해보라. 보고서 읽는 사람이 질문을 던졌을 때 제대로 대답할 수 있느냐가 보고서 성패의 관건이다. 예수도, 석가모니도, 공자도 언어 압축의 명인이었다.


4. 적절한 인용으로, 보고서를 드라마처럼
 짧고 쉽게 쓴다고 보고서를 너무 건조하게 만들면 역시 불합격이다. 사례나 에피소드, 우화 등은 설득력을 높여준다. "예를 들면" "이를테면" "해외 성공 사례를 보면" "피터 드럭커는" "다른 업계의 경우"식 표현을 활용하라. 엄청나게 재미있다면 에피소드는 좀 길어도 좋다. 드라마를 좋아하는 한국 사람에게 드라마 같은 보고서는 약효가 있다.


5. 숫자 3의 마력을 활용하라
 3은 사람 마음을 움직이는' 마법의 숫자'로 통한다. '문제는 세가지'라든지 '세가지로 정리해 볼 수 있다'는 문장은 사람의 관심을 끈다. '이 보고서의 핵심은 세가지다. 그것은....' '하나씩 살펴본다. 첫째...' '이상의 내용을 정리하면...'과 같은 식으로 부담없이 메세지를 세차례 반복할 수 있다.


6. 반론에 대비하라
 맺음말을 쓸 때 반론의 소지를 생각해보라. '흠을 잡겠다는 마음'으로 보고서를 읽으면서 보고서의 약점을 발견한 다음 '이러이러한 문제가 있지만, 나는 이렇게 생각한다'는 대답을 맺음말에 넣어두어라. 기획서가 완벽해 보인다.



출처: 코스모폴리탄